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ハカルト 改善の型
ハカルトの改善の型 ｜ 進め方

測ったあとは、
3つのステップで。

ハカルトで測ったあとの進め方です。ハカルトキャンプで使っている技を、3つのステップに組み込みました。

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  1. STEP 1知る
  2. STEP 2決めて試す
  3. STEP 3確かめる
起点

生まれた時間を、
何に使うかを先に決める。

利用者と話す時間、教える時間、休憩など。1行で決めておくと、STEP 3の答え合わせの基準になります。測る範囲・職種・期間は、測る前に決めて職員に説明します。

3つのステップ

知る、決めて試す、確かめる。

  1. STEP 1

    知る

    問い：どこで、なぜ起きているか

    • 全体を見る → ばたつく時間帯に寄る → 業務を「手分けできるか×時間を動かせるか」⁠で仕分ける
    • 4つの目（鳥・魚・虫・獣）⁠で、同じデータを見直す
    • 「なぜ」⁠を3回以上重ね、時間配分・役割分担・情報の流れ・判断プロセスの4つの要因まで下りる

    使うものハカルト業務診断レポート

  2. STEP 2

    決めて試す

    問い：どう変えるか、どれから試すか

    • 6つの型を上から当て、候補を広く出す
    • 利用者の安全・本人の意思・法令と資格・職員の納得を、先に確かめる
    • 4つの物差しで1〜2つに絞り、誰が・いつまでに・何をするかを打ち手カードに書く

    使うもの業務切り出し提案レポートハカルトキャンプ

  3. STEP 3

    確かめる

    問い：効いたか、次は何か

    • 同じ条件で測り直す
    • 「指標＋現状値→目標値＋期限＋測り方」⁠で答え合わせをする
    • 職員アンケートと現場の声も合わせて見て、次のサイクルへ

    使うものハカルト業務診断レポート

STEP 1で使う技

4つの目で、
同じデータを読み直す。

視点を変えて同じデータを読むと、偏りの理由に近づけます。

鳥の目　全体を見る

全体のバランスをとらえる。例：フロアごとに、直接介護と間接介護の割合に違いはあるか。

魚の目　流れを読む

1日の業務の波を読む。例：特定の業務が集中して、ばたばたしている時間帯はないか。

虫の目　細かく見る

一つひとつの場面に寄る。例：時間が多くかかっている間接業務は、本当に必要か。

獣の目　本質を見抜く

組織の文化や方針まで踏み込む。例：この時間の使い方は、目指すケアと合っているか。

STEP 1で使う技

「忙しい」⁠を、
4つの構造に言い換える。

多くの場合、主な要因が1つあり、ほかの要因がそれを後押ししています。要因は見立てなので、職員に聞き取って確かめてから打ち手を選びます。

時間配分

特定の時間帯に重なる。後回しの業務がたまる。

役割分担

特定の人に集まる。担当があいまい。

情報の流れ

同じ情報を何度も扱う。待ちが発生する。

判断プロセス

基準が人で違う。やり方がそろわない。

6つの型

打ち手は、上の型から順に考える。

上の型ほど、お金と準備がかからず、やり直しもききます。採らなかった型には、理由を1行残します。

型1 なくす

やめても支援の質が保てる工程をやめる

型2 ずらす・まとめる

集中する時間帯の外へ移す、細切れを束ねる

型3 決める

誰が・いつ・どこまでを決め、ばらつきを減らす

型4 任せる

専門性の要らない部分を切り分ける

型5 道具を使う

型1〜4で残った負担を、道具で軽くする

型6 仕組みを変える

勤務や配置の形を見直す

STEP 2で使う技

手分けできるか×時間を動かせるかで、
進む型の見当をつける。

手分けできる・時間を動かせる

型2＋型4。例：お茶配り・物品補充・洗濯・清掃

手分けできる・時間を動かせない

型4（＋型3）。例：配膳・下膳・専門性が要らない見守り

手分けしにくい・時間を動かせる

型2＋型5。例：記録・ケース会議・申し送り

手分けしにくい・時間を動かせない

型3＋型5。例：食事・入浴・トイレ介助

STEP 2の関門

良い打ち手かより先に、
やってよい打ち手かを確かめる。

候補を並べる前に、次の4つを満たすかを確かめます。満たさないものは、条件を付けるか候補から外します。

利用者の安全

打ち手の間も、見守りを途切れさせない。

本人の意思と時間

利用者と向き合う時間は削らない。

法令・資格

資格が要る行為と個人情報の扱いは、決まりどおりに。

職員の納得

目的は人を減らすことではないと、先に説明する。

3つの壁

改善が止まるところを、
先に越えておく。

精神論で止まる

「気をつける」⁠で終わる。→ STEP 2で、誰が・いつまでに・何を、まで書く。

「なぜ」⁠が1段で止まる

「業務が重なるから」⁠で終わる。→ STEP 1で、なぜを3回以上重ねる。

効いたかを確かめられない

「なんとなく良くなった」⁠で終わる。→ STEP 3の目標と測り方を、先に決める。

流れの例（架空）

あさひの里で、
3つのステップを一巡する。

  1. STEP 1　知る

    ある時間帯に、いくつかの業務が重なって山ができていた。主な要因は「時間配分」⁠で、情報の流れと判断のばらつきが後押ししていた。

  2. STEP 2　決めて試す

    6つの型を上から当てて候補を出し、関門を通したうえで柱を1つに絞った。範囲と期間を区切って、小さく試した。

  3. STEP 3　確かめる

    次の測定で、ねらった時間帯の偏りは和らいだ。別の時間帯に小さな重なりが出たので、次の候補にした。

事業所名は架空です。考え方を伝えるため、中身は抽象化しています。

回し方

自分たちで回すか、
キャンプで回すか。

自分たちで回す

ハカルト＋業務診断レポート

業務診断レポートを手元に、委員会で1サイクルずつ回します。

ほかの事業所と回す

ハカルトキャンプ

月1回・全6回のオンラインのキャンプで、3つのステップを6か月でひと回りします。

注意事項

ご覧いただくにあたって

  • 改善策は、事業所が決めます最中屋は、決めるための材料と考え方を用意します。
  • 人員削減が目的ではありません効率化で生まれた時間は、ケアの質へ再投資するものと考えています。
  • 図はイメージ図です実際の様式・内容は今後変更される可能性があります。

測ったあとを、3つのステップで。

ハカルトの導入と、改善の進め方のご相談は、株式会社最中屋まで。

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